浙江大学:高校信息化项目办理之道

来源:优游ub8     发布日期:2021-11-12 21:58:31

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  高校信息化通过二十多年的展开,从规划、施行、运转保护到用户服务,各高校根本现已探究并构成了适宜各自信息化展开的运作标准和系统,其间许多高校建成了广受师生喜欢的信息化效果,也拟定了相应的信息化作业系统、办理准则与技术标准。跟着“互联网+教育”计划的不断实践,得益于教育信息化协作伙伴的奉献,高校信息化迎来了更先进、更敞开、更智能的信息技术和信息化产品,也将高校信息化建造者从头放置到了新的展开环境。作为新一代高校信息化建造者,面临外部环境的改变,内部的运作标准和系统也需求做出恰当调整。

  比较于高校信息化的规划、信息化办理机制与服务系统,信息化项目是整个信息化履行层面最重要的一个要素,是高校信息化推动作业途径中的要害节点,项目履行的成果决议着信息化的胜败,影响着后续的服务,印证着规划的科学,以及信息化办理机制的合理与否。为此,本文选取高校信息化项目办理作为研讨方针,破析应对之策,以进步项目履行成功率。

  所谓项目办理,便是项意图办理者,在有限的资源束缚下,运用系统的观念、办法和理论,对项目触及的悉数作业进行有用办理。项目办理展开史研讨专家以20世纪80年代为界把项目办理区分为两个阶段,人们一般以为,项目办理是第二次国际大战的产品(如曼哈顿计划)。在1950年至1980年期间,以为项目办理者的作业便是单纯地完结既定使命,使用项目办理的首要是国防建造部分和修建公司。从本世纪八十年代开端,项目办理者不再被以为仅仅是项意图履行者,而是要求他们能担任其他各个范畴更为广泛的作业,一起具有必定的运营技巧,项目办理的使用扩展到其他工业范畴(职业),如制药职业、电信部分、软件开发业等。

  项目办理整体有五个进程发动进程、计划进程、施行进程、履行进程、收尾进程等。

  项意图发动进程便是一个新的项目辨认与开端的进程。项意图计划进程通过对项意图规模、使命分化、资源剖析等拟定一个科学的计划,能使项目团队的作业有序展开。从前有一个过错的概念,以为计划应该精确,所谓精确,便是实践展开有必要按计划来进行。实践并非如此,计划是办理的一种手法,仅是通过这种办法,使项意图资源配置、时刻分配更为科学合理罢了,而计划在实践履行中是能够不断修正的。项意图施行进程,一般指项意图主体内容履行进程,重要的内容便是项目信息的交流,即及时提交项目展开信息。项目办理的进程操控,便是要及时发现误差并采纳纠正办法,使项目展开朝向方针方向。项目收尾包含对终究产品进行查验,构成项目档案,总结汲取的经验等。

  从项目办理的展开进程能够看出,项目办理除了通用的办法论之外,应该还有一些跟使用范畴直接相关的特性办法存在,而这些特性化的部分便是不同范畴项目办理的差异性,也是专业性表现。项目办理的五个进程,其价值在于把项目办理从时刻维度进行了阶段区分,有利于项意图进展办理,从专业性视点而言,则对项目办理的专业性进行了阶段区分。因而,在信息化项目办理中,每所高校都会从校园信息化的安排架构、作业系统、收购、财政等实践状况动身,拟定出能在本校落地的项目办理流程。怎么凭借流程发挥质量办理的效果是信息化建造与办理部分流程走通今后遍及注重的问题。

  这个问题在方式上有许多种解法,而方式能否起到办理的应有用果,是查验方式是否有用的依据。项目质量是项意图生命,为此从质量办理的视点进行项目办理流程的规划是较为直接有用的途径之一。质量办理触及到人物、职责和使命,下面以浙江大学为例,列出项目办理的流程设置状况。

  浙江大学的信息化项目办理流程包含立项批阅、收购投标、项目查验三个办理节点,每个办理节点设置一套就事流程,就事流程中清楚参加者的职责和操作要求。图1所示为立项批阅流程。

  图中的人物包含拟立项部分,一般是指承当信息化项目建造的相应科室,在浙江大学信息技术中心安排系统里特指系统部、渠道部、教育支撑部、数据资源部和用户服务部;中心办公会议是中心的最高决策安排,由中心主任主持会议;中心学术委员会是中心的虚拟安排,注重中心展开的议事安排,成员首要是中心的高级职称职工,依据议事事项需求,能够外聘专家参加议事;规划展开部承当中心一切信息化项意图行政办理作业。

  上述立项流程,对照到项目办理五个进程,覆盖了发动进程和规划进程的使命要求。立项流程的中心办公会议对项意图可行性进行了承认,保证了项意图商业方针,清楚了项目履行的团队结构。

  通过近一年的项目办理流程化施行,校园在三方面取得了较好的成效。其一,项目进展状况变得清楚,项目履行中各人物职责清楚,尤其是项目担任人能够通过一系列的项目办理模板快速完结相应办理节点的使命;其二,通过项目办理流程,新立的项目更契合校园信息化规划的方针,项目层次遍及进步,项目定位从本来的科一级进步到校一级,一起也有用躲避了有些荫蔽的功用在不同的项目里重复投入;其三,通过项目办理流程,拟立项部分获得了充分的立项主张权,极大促进了优质信息化产品的选取,尤其是互联网化产品的引进。

  项目办理中,最重要的是质量、工期与本钱三要素,项目办理流程的设置和履行,履行了项目时刻进展的“线”办理,标准了立项、收购、查验等流程“点”上的要求,对应于项目工期的管控,由于对项目施行进程和履行进程的办理相对短少标准和办法,项目质量的稳定性难以操控,简单构成项目质量良莠不齐。

  项目施行进程和履行进程的办理模式取决于所施行项意图性质,一般高校信息化项目分为两类,即硬件和软件,硬件包含网络设备、机房设备,软件包含各类信息系统的定制开发和老练软件产品的收购,以及依据SaaS(软件即服务)的各类公有云使用服务。从办理方式则能够分为定制开发和非定制开发,非定制开发以硬件、公有云使用服务、老练软件产品的收购为主,定制开发又分为彻底定制和部分定制。实践状况上,高校信息化通过20多年的展开,培养了一批致力于高校信息化展开的IT企业,这些企业或多或少专心于高校的事务展开范畴,具有必定的研制才干,也定制了许多通用的产品,由于高校事务的特性化和复杂性,一般还需求在IT企业的通用产品上展开部分定制才干满足需求,因而部分定制开发商场占有份额较大。

  项目施行进程和履行进程办理的主体是项目担任人及其项目团队。项目担任人及其项目团队要对项目进行使命分化并分头履行,终究提交项意图制品,以完结项意图商业价值,即校园满足、师生用户满足、项目团队得到生长。在这个阶段,使命办理是要点,通过使命办理,能够找到项目施行的要害途径,清楚项目团队成员的职责,以及需求领导层面参加和投入的要害事项,如举行和谐会、向校园上层报告以争夺资源等。除了上述项目施行进程中的“软”性办理,还有与项目建造内容直接相关的技术内容办理,包含项目施行功用点的整理、产品调研与比照剖析、施行计划拟定。这个阶段,假如缺少满足的项目办理才干及过硬的IT事务素质,简单引发需求调研、系统功用定位、项目规划等多方面问题,走入信息化施行层面弯路。

  针对项目办理中的技术内容办理,详细到每个信息化项目所触及到的技术要素,往往特性化特征比较显着,难以一致。可是,技术内容的办理不等同于技术的办理,作为项目办理,办理的是技术的使用价值,因而并非不能办理。

  针对事务需求调研不清楚,以及项目之间彼此孤立的现象,在项现在期,或许是描绘和展示的问题、或许除项目组成员之外的人也不怎么关怀,一般较难发现问题,往往到了项目施行行将完毕,提交终端用户使用时才露出出来,这也是许多项目有好的理念和立项根底,可是达不到商业价值的重要原因。为了躲避类似问题,校园在立项之后收购之前,要求每个项目组依照项目建造计划模板论述项目状况,并提交中心学术委员会进行项意图建造计划证明,证明通过才干进入收购,学术委员会进步项目组评定计划的全面性、合理性、技术可行性,也会对项目施行规模和举动道路进行研讨,协助项目组完善项目计划。在这个环节,为了辅佐项目组聚集在说清楚项意图事务需求和规划,计划模板从九个方面临项目组提出了要求,包含项目布景、建造方针、整体技术规划、功用模块、安全系统、性能目标、经费预算、进展安排、作业系统和运转服务系统。

  图2是功用模块的模板,通过这个模板能快速发现不同项目之间的建造内容是否重复。

  校信息化从前经历过“信息孤岛”的困扰,通过一致身份认证、数据交换中心、门户等系统的建造,以及高校开端注重信息化规划和办理的标准化,“信息孤岛”已一度不再是首要问题。跟着“互联网+教育”举动的不断深化,许多高校为了让师生享受优质的服务,一起下降项意图办理和建造本钱,通过收购公有云、树立混合云等使用服务,又从头树立起了“互联网+”环境下的信息孤岛。针对这类状况,校园结合本来的信息化公共支撑渠道(为信息化使用项目供给敞开才干的信息系统,如一致身份认证、校园卡身份辨认等),拟定了校级《浙江大学信息化项目建造标准与标准》,每个项目有必要遵照履行。该标准从信息数据办理、教育数字资源办理、信息化公共渠道接入、信息系统布置、信息安全办理、用户服务及项目文档办理等六个方面给出了详细的标准和标准要求,然后躲避信息孤岛的再次出现。

  任何办理的标准化在带来效益的一起,都会添加相关环节的作业量,也简单引起关连人的恶感。选用何种方式进行办理,一起防止走方式,是项目办理能否落地收效的重要要素。

  项目办理流程和项目办理内容从单个信息化项意图视点进行了标准,最大程度保证信息化项目从立项到查验的作业成效。

  有调研数据标明,2016年高校信息化整体投入平均水平到达600万左右,最高的校园到达3000万以上,千万以上的校园到达70家,占23.6%,因而每所高校每年需求承当许多信息化项意图建造应属遍及状况。怎么对项目之间的彼此相关联络进行办理、对项目绩效进行点评剖析等“面”上的问题都需求通过有用的方式推动。

  传统的项目安排方式一般以功能部分区分,即信息化项目从立项开端就归到了某个事务科室,如网络设备类归到网络系统工程部分、软件开发类归到信息系统建造部分,这种方式最大的问题是协同性缺乏,尤其在资源不充分的状况下简单构成施行周期延伸,极点状况如软件现已开发测验完结,还没有服务器能够布置,由于服务器建造项目还在收购中;另一个状况是事务科室的事务鸿沟往往不必定十分清楚,简单引发重复立项的问题;最大的坏处是所立的项目被功能区分所约束,条块分割杰出,下降用户体会满足度。因而,项目安排方式需求打破功能部分系统,以适应从顶层规划对项目建造的需求,浙江大学在近几年的实践中推行了新的矩阵式项目安排方式,该安排方式结合功能部分和项目办理,矩阵结构便是由纵横两套办理系统组成的矩形安排结构,一套是纵向的部分功能系统,另一套是由项目组成的横向项目系统,将横向项目系统在运转中与纵向部分功能系统两者穿插堆叠起来,就组成一个矩阵。即项目成员不是固定在某个功能部分,是依据项目性质,由项目担任人从各个功能部分挑选适宜人选,项目职责挂在项目担任人地点部分,并且对项目施行查核,相应的办理标准通过文件方式发布。通过近一年的实践,矩阵式项目安排方式现已构成一致,项目履行功率显着进步,功能部分间彼此支撑脱节问题显着下降。

  项意图不确定要素多,有许多新技术、新状况和新问题需求不断研讨处理;并且,项目施行中触及部分和单位较多,需求彼此配合、协同攻关。项目组不只需求彼此间协作,还有必要得到领导层的及时支撑,而领导又不或许深化到每一个项目中,为此需求有一种方式来最大程度让领导了解项目并能获取领导的资源和谐投入。针对这个问题,咱们树立了项目报告例会准则,一切在建信息化项目每双周会集报告进展,让每个项目担任人向领导层和其他项目担任人报告项目状况,包含与其他项目组相关的作业、需求领导和谐或处理的问题,如和谐校级领导、和谐校园里的兄弟部分领导、和谐协作公司等。会后,由项目办理的专门安排担任会议纪要和使命盯梢清单。

  高校信息化通过20多年的展开,信息化建造的内容越来越丰厚,信息化建造系统更为完善,信息化人才队伍的技术水平更高,为更先进的高校信息化展开奠定了坚实的根底。信息化建造是一项继续更新迭代的系统工程,在建造和使用进程中,需求进行科学全面的绩效点评,深化剖析其间的原因,并据此进行优化。怎么对项目进行绩效点评,从现在的建造目标点评法,晋级转换成商业价值(即从师生、校园、项目团队视点进行点评)相关的点评法,是后续需求进一步研讨的问题。

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